Programa de Compliance

APRESENTAÇÃO

O Brasil tem dado passos importantes rumo ao combate à corrupção e à impunidade, marcados principalmente pelos avanços da Operação Lava Jato, deflagrada pela Polícia Federal em 2014.

Vimos pela primeira vez vários executivos, sócios de empreiteiras, operadores, doleiros e ex-dirigentes da Petrobras sendo presos, bem como empresas fazendo acordo de leniência e tendo de pedir desculpas publicamente para a sociedade brasileira. Que reflexão devemos fazer sobre este grande período de transformação? Como estes acontecimentos impactam no dia a dia das nossas empresas e o que podemos fazer para melhorar este cenário?

Sem dúvida é hora de pensarmos nas mudanças urgentes e necessárias para aprimorar a relação entre o poder público e a iniciativa privada. Entendemos que a ética concorrencial é um elemento essencial para a melhoria da qualidade do ambiente de negócios no país, e que é fundamental compreendê-la como fator de sobrevivência e de competitividade das companhias no longo prazo.

Neste sentido, e com objetivo de se tornar cada vez mais atuante no mercado sergipano, a Optimize resolve implementar seu programa de compliance orientações práticas que apontam como regras e procedimentos claros e transparentes podem contribuir para assegurar a conformidade do funcionamento da organização à legislação e aos padrões éticos desejáveis para o mundo dos negócios.

1. O QUE É COMPLIANCE
1.1. Compliance Corporativo

Compliance corporativo ou empresarial é um conjunto de estruturas, regras e procedimentos implementados nas empresas com vistas a assegurar a conformidade do seu funcionamento à legislação, às suas normas internas e aos padrões éticos desejáveis para o mundo dos negócios. É uma opção de autogestão e de auto-organização empresarial, que ajuda as empresas a identificarem melhor os riscos de conformidade envolvidos na sua atuação e a necessidade de adequação de seu funcionamento aos padrões exigidos por órgãos reguladores ou definidos pela própria empresa, sempre voltados ao aperfeiçoamento da prestação de seus serviços e do relacionamento com colaboradores, fornecedores, clientes, representantes e com o Poder Público.

É perceptível que as empresas atuantes no segmento da construção civil vêm cada vez mais alargando o seu âmbito de atuação empresarial e a rede de relacionamentos que é formada para esse fim, o que acaba por ampliar também a sua esfera de responsabilização jurídica e comercial. A atuação de muitas delas passa a envolver, inclusive, uma forte interação com o Poder Público, o que impõe cautelas ainda mais específicas a orientar esse relacionamento.

Diante dessa complexidade de relacionamentos, é fundamental que as empresas busquem orientar-se por padrões e modelos de condutas e práticas voltadas à preservação da ética e da integridade. Daí a importância de implementar-se um programa de compliance corporativo capaz de auxiliar às empresas não apenas com o mapeamento dos riscos de conformidade envolvidos no seu funcionamento, que deve considerar as particularidades de seus segmentos de atuação e a extensão de sua rede de relacionamentos e contatos, assim como pela criação de procedimentos, de códigos de condutas e pela implementação de estruturas qualificadas e capacitadas para exercer o monitoramento e controle necessários para garantir o cumprimento daqueles padrões.

Portanto, toda implantação de um programa de compliance parte do conhecimento profundo da empresa e dos riscos a que se expõe, de forma a criar mecanismos de prevenção ou mitigação de seus impactos. Um programa de compliance deve ter como objetivo proteger a imagem da empresa, inibir a ocorrência de fraudes internas ou externas, e afastar a empresa do risco de sofrer penalizações por entes reguladores, judiciais e demais autoridades públicas.

1.2. COMPLIANCE DE INTEGRIDADE E À LEGISLAÇÃO ANTICORRUPÇÃO 

Um Programa de Compliance Integridade é uma dimensão relevante do Compliance de uma empresa, pois estabelece processos e controles para prevenir que a empresa promova a corrupção ou viole a livre concorrência, seja de forma direta ou indireta, em todas as suas áreas e níveis.

Após o advento da Lei 12.846/13 (a Lei Anticorrupção Brasileira), que trouxe severas penas às pessoas jurídicas que incorram na prática de atos contra a administração pública nacional ou estrangeira, observou-se a necessidade premente de ajustes nos controles internos das empresas para se evitar que essas sejam, direta ou indiretamente, agentes de corrupção ou permitam que as suas estruturas e recursos sejam utilizados para práticas de suborno. A legislação trouxe, inclusive, parâmetros que merecem ser observados na estruturação dos programas de integridade, com vistas a que as empresas gozem de benefícios legais caso sejam alvo de imputação de responsabilidade por práticas de corrupção.

Programas de integridade efetivos passam, portanto, a ser imprescindíveis para prevenir riscos de práticas de corrupção e reduzir as penalidades aplicáveis às empresas que porventura se vejam direta ou indiretamente envolvidas em processos de responsabilização por corrupção.    

2. COMPLIANCE TEM QUE SER EFICAZ
2.1. COMPROMETIMENTO DA DIRETORIA

Nenhuma empresa terá um Programa de Compliance eficaz se a sua alta gestão não o apoiar integralmente com vistas a garantir a autonomia e independência que são indispensáveis à sua atuação. O respaldo pela mais alta gestão da empresa (e.g. Conselho de Administração, Conselho de Sócios/Acionistas, Comitê de Diretoria, etc.) deve apoiar a implantação e o funcionamento independente da função de compliance, assim como sujeitar-se às rotinas e aos procedimentos inerentes.

2.2. ENVOLVIMENTO DA EMPRESA EM TODOS OS NÍVEIS

A implantação de um Programa de Compliance não se faz apenas com o departamento de compliance, ou com a equipe de projeto a ele dedicado, mas com a participação de todos os colaboradores da empresa. As áreas devem “abrir as portas” ao Compliance e auxiliar na identificação das fragilidades em suas rotinas, para implementação de processos robustos e bem estruturados que gerem resultados na busca pela conformidade.

2.3. ABSORÇÃO DA CULTURA DA CONFORMIDADE

Ao proteger a empresa através da prevenção a riscos de conformidade, compliance protege também os colaboradores, os quais passam a ter um ambiente ético e com segurança legal para trabalharem. A partir deste pressuposto é que se deve alcançar o engajamento do time interno da empresa, para que atuem continuamente na identificação de falhas nos processos, lacunas e inadequações que possam expor a empresa a eventual não conformidade.

2.4. EMPODERAMENTO PARA SUPERVISÃO

Com a cultura de compliance absorvida por todo time da empresa, em todos os níveis, surge o “empoderamento” (empowerment) dos colaboradores, que passam a monitorar não apenas seus subordinados, mas também seus pares e superiores, para garantir o integral respeito às normas internas.

Passa-se a considerar que as normas existem porque são essenciais para a empresa, e que devem ser respeitadas por todos em todos os níveis de hierarquia.

3. QUEM SOMOS?

Contando com um corpo técnico altamente qualificado, a OPTIMIZE realiza elaboração e detalhamentos de projetos nas disciplinas processos químicos, civil, elétrica, automação e instrumentação atuando desde as etapas preliminares de projetos até a instalação, configuração, otimização e se necessário desenvolvimento de sistemas com o objetivo de alcançar eficiência energética, redução de custos e melhoria de processos industriais, comércios e residências.

Missão: Ser um referencial na aplicação de tecnologias inovadoras, sempre buscando eficiência e a satisfação de nossos clientes.

Visão: Ser referência no Estado de Sergipe no desenvolvimento e execução de serviços de engenharia e sistemas fotovoltaicos.

Valores: Entendemos que através dos nossos serviços e soluções ofertadas, podemos melhor em diversos aspectos principalmente sociais e econômicos a vida dos sergipanos adotando valores baseados nos seguintes pilares:

  • Ética e Transparência: Agir de forma íntegra, com respeito e transparência às relações com clientes, fornecedores, colaboradores e sociedade, pautando suas ações ao atendimento às políticas e normas de conduta estabelecidas pela empresa, legislações e sociedade;
  • Respeito as pessoas: Entender as necessidades de nossos clientes, com o objetivo de desenvolver soluções que atendam às suas expectativas, valorizar nossos funcionários ofertando treinamentos, definindo metas e avaliando desempenho;
  • Competência e qualidade no fazemos: executar serviços e obras com qualidade e melhoria contínua de nossos processos;
  • Responsabilidade social e ambiental: respeitar preceitos legais, o meio ambiente e o ser humano;
  • Sustentabilidade do negócio: Estar continuamente focada na busca de resultados, para garantir o retorno dos investimentos viabilizando o crescimento da nossa empresa e sua perenidade;
3.1. A NOSSA ESTRUTURA

A empresa conta atualmente com quadro societário composto apenas por dois dos quatro sócios incialmente presentes, são eles:

Alex Ferreira Evangelista, engenheiro químico, especializado em gestão de produção de Petróleo e Gás Natural. Profissional com mais de 16 anos de experiência no setor Petroquímico com ênfase em processamento de petróleo e gás natural;

Bruno Bittencourt da Costa, engenheiro eletricista com habilitação em eletrônica, possui mestrado na área de atuação com foco principalmente nos seguintes temas: automação industrial, sistemas, administração de redes, virtualização, processamento de sinais, instrumentação, realimentação visual e aquisição de dados.

Considerando estudo de Planejamento Estratégico formulado pela empresa no ano de 2017 e realizando devidas atualizações, atualmente a empresa apresenta a seguinte estrutura organizacional.

Figura 1 – Organograma da Empresa.

 

4. APLICAÇÃO DO COMPLIANCE

O programa de Compliance aplicado pela Optimize segue rígidas diretrizes na atuação empresarial, fazendo com que as atividades desempenhadas sejam meticulosamente avaliadas, utilizando-se como fundamentos princípios Éticos, com o fito de obter resultados qualificados. À vista disso, existe, por parte desta estrutura corporativa, um compromisso por uma atuação responsável, cujos colaboradores a alta administração da empresa devem seguir. Além disso, fornecedores e clientes estão também inseridos nas diretrizes deste programa de compliance em razão da necessidade de desenvolver funções éticas e dentro da Lei, motivo pelo qual é feito um estudo sobre cada participante dos projetos em andamento, para que, dessa forma, sejam executados serviços qualificados, dentro da área ética e da legalidade.

4.1. FASES DO PROGRAMA

Fase 1: Planejamento

  • Análise do contexto da empresa: Identificar as principais características da empresa, como tamanho, número de colaboradores, atividades, riscos e desafios relacionados à integridade;
  • Definição do escopo do programa: Estabelecer os objetivos e metas do programa de integridade, bem como o alcance geográfico, setores e departamentos envolvidos;
  • Definição da equipe responsável: Nomear uma equipe multidisciplinar responsável pela implantação do programa, que inclui representantes de diferentes áreas da empresa;
  • Definição do orçamento e cronograma: Estabelecer o orçamento e o cronograma para a implantação do programa, considerando as necessidades e recursos da empresa;

Fase 2: Desenvolvimento

  • Mapeamento dos riscos relacionados: Identificar os principais riscos à integridade na empresa, por meio de análise documental, entrevistas, workshops e outras técnicas de levantamento de dados.
  • Desenvolvimento das políticas e procedimentos: Elaborar políticas e procedimentos específicos para prevenir, detectar e remediar atos de corrupção, suborno, fraude e outras práticas ilícitas.
  • Treinamento e conscientização: Promover treinamentos e campanhas de conscientização para todos os colaboradores, destacando a importância da integridade na empresa.
  • Comunicação e transparência: Estabelecer canais de comunicação interna e externa para denúncias de irregularidades, garantindo a transparência e confidencialidade no processo.

Fase 3: Implementação

  • Teste piloto: Realizar um teste piloto do programa de integridade, em um setor ou departamento específico, para avaliar a eficácia das políticas e procedimentos.
  • Implantação do programa: Implantar o programa de integridade em toda a empresa, incluindo o treinamento dos colaboradores e a divulgação das políticas e procedimentos.
  • Monitoramento e avaliação: Monitorar e avaliar continuamente a eficácia do programa de integridade, por meio de indicadores de desempenho e outras técnicas de análise de dados.

Fase 4: Melhoria contínua

  • Identificação de melhorias: Identificar oportunidades de melhoria no programa de integridade, por meio de estimativas periódicas, auditorias internas e feedback dos colaboradores.
  • Atualização das políticas e procedimentos: Atualizar as políticas e procedimentos de integridade, sempre que necessário, para garantir a eficácia e as mudanças na empresa e no ambiente externo.
  • Comunicação e engajamento: Promova a comunicação e o engajamento dos colaboradores e stakeholders na cultura de integridade da empresa, por meio de campanhas de conscientização e outros meios de comunicação.
5. NOSSO CÓDIGO DE ÉTICA

Na implementação de um Programa de Compliance, a organização busca fortalecer cultura de Compliance em seu ambiente de trabalho. Essa cultura se refere a como os funcionários interagem uns com os outros em um ambiente profissional, como conduzimos negócios com clientes e fornecedores e como uma organização representa a si mesmo na comunidade.

Através do Compliance, a empresa estabelece os princípios de ” Conduta e Ética ” , essenciais tanto para a imagem pública quanto para a condução dos negócios.

A empresa enfatiza que as leis anticorrupção do país se aplicam a todos os seus associados, incluindo diretores e terceiros que possam estar trabalhando com ela.

A empresa está comprometida com a prevenção de todas as formas de corrupção, por isso todas as suas negociações são baseadas em metas e objetivos explícitos, com o objetivo de garantir sempre que as leis vigentes não sejam violadas.

Com base neste código de ética e conduta, que tem como objetivo coordenar todas as atividades de seus colaboradores em todas as áreas de atuação, sejam elas internas ou externas. Visa destacar os valores fundamentais da empresa para que os colaboradores possam reconhecê-los, defendê-los e colocá-los em prática em suas atividades diárias.

A recusa de qualquer colaborador em aceitar e executar as “Políticas de Prevenção” que serão expostas a seguir, implicará na inviabilidade de contratação ou na rescisão do contrato de trabalho, conforme o caso.

Como resultado, esperamos que os colaboradores tenham um comportamento ético e de acordo com as diretrizes de “Conduta Ética” da empresa, aderindo a esses princípios de forma plena e consciente.

5.1. POLÍTICAS DE PREVENÇÃO

Na contratação de recursos humanos, a empresa escolhe sempre o profissional mais capacitado a desenvolver as atividades exigidas na empresa (habilidades técnicas, pessoais e qualificações). Não é admitido o emprego de práticas de distinção de raça, cor, sexo, orientação sexual, idade, estado civil e/ou religião. Todos os colaboradores têm igualdade de oportunidade de emprego e desenvolvimento.

Independente do seu nível hierárquico, todo colaborador tem a responsabilidade de tratar seus colegas de trabalho com respeito, civilidade e espírito de equipe durante o horário de trabalho e em eventos patrocinados pela empresa, não sendo permitida linguagem de baixo calão, desrespeito e abuso físico ou verbal. 

Os colaboradores não devem envolver a empresa, seus representantes legais e sócios-cotistas em compromissos com partidos políticos, igrejas e outras atividades de cunho sectário. Não é permitido aos colaboradores utilizar o nome da empresa em contribuições a partidos políticos ou campanhas eleitorais.

É vedado a todos os colaboradores fornecer ou solicitar qualquer tipo de favorecimento, sobretudo a funcionários públicos, pessoas politicamente expostas e agentes de órgãos reguladores.

São consideradas inapropriadas as condutas relacionadas abaixo, podendo culminar no imediato término do contrato de trabalho por justa causa:

  • Falha ao seguir as políticas da empresa;
  • Insubordinação;
  • Desonestidade;
  • Furto, mau uso ou destruição de bens da empresa;
  • Utilizar recursos da empresa para atender a interesses particulares;
  • Uso não autorizado ou exposição de informações materiais da empresa;
  • Falsificação ou alteração de registros e documentos;
  • Estar sob influência, possuir, usar ou oferecer drogas, álcool ou substâncias controladas nas dependências da Empresa ou em jornada de trabalho;
  • Dormir no trabalho ou deixar o trabalho sem autorização;
  • Portar arma de fogo ou outra arma nas dependências da Empresa;

Todas as informações a que o colaborador tiver acesso, bem como aquelas criadas ou melhoradas durante sua permanência junto à empresa são de propriedade da mesma e tem caráter confidencial.

É vedado aos colaboradores realizar tratativas em nome da empresa que não estejam em consonância com as regras de conduta aqui estabelecidas. É igualmente proibido assinar documentos ou manifestar-se em nome da empresa sobre assuntos que envolvam interesses particulares.

É vedado aos colaboradores utilizar as ferramentas de comunicação da empresa em caráter pessoal ou fora de sua área de competência, sem a devida autorização. Nesses casos, a empresa resguarda-se no direito de fiscalizar qualquer e-mail, correspondência e afins enviados através dos computadores, telefones e demais comunicações da empresa.

Os colaboradores estão proibidos de pedir a clientes ou fornecedores presentes, lembranças, etc., para seu próprio benefício ou para o benefício de terceiros. O colaborador deve usar do bom senso quando da aceitação de presentes.

Oferecer entretenimento (refeições, eventos e viagens realizadas fora do horário de trabalho, em caráter pessoal) a clientes e fornecedores depende de prévia aprovação da Gerência ou da Alta Direção.

É vedado aos colaboradores falar, em nome da empresa, com qualquer forma de mídia, dentro e fora da jornada de trabalho, sem prévia autorização da Alta Direção ou do representante autorizado pela empresa.

É vedado aos colaboradores assinar, receber ou atender Oficiais de Justiça e agentes de órgãos do poder judiciário. Somente a Alta Direção ou o representante da empresa no local tem capacidade de representação da Empresa.

É vedado aos colaboradores manipular ou fraudar licitação pública ou contrato dela decorrente, bem como afastar licitante por meio de fraude ou oferecimento de vantagem de qualquer tipo.

O colaborador que não observar o disposto acima, estará sujeito à rescisão contratual, podendo ser até por justa causa, em função do previsto em lei.

5.2. RELACIONAMENTO COM CLIENTES

A empresa desenvolve seus produtos e serviços sempre considerando os interesses dos clientes. A opinião e o entendimento do cliente quanto aos requisitos do produto/serviço a ser realizado são de suma importância. Entretanto, as solicitações do cliente devem se limitar aos termos contratuais e ao objeto do contrato, sendo vedada qualquer ação sob a justificativa de atender as solicitações do cliente que não constitui estrita obrigação da empresa. Interesses particulares de representantes dos clientes não são considerados interesses do cliente;

A empresa visa relacionamento de longo prazo com clientes, tendo consciência de sua responsabilidade com os mesmos;

Preços e condições de pagamento devem ser sempre claros e evidentes, e não serão incluídas em contratos cláusulas ambíguas ou implícitas;

A empresa não participa de ações cuja finalidade seja burla órgãos reguladores, autoridades governamentais, o fisco ou terceiros, tampouco coopera na prestação de serviços relacionados a fundos obtidos de forma ilegal;

A confidencialidade das informações dos clientes é protegida na forma da lei. Relacionamento com Terceiros/Fornecedores

Os contratos firmados com terceiros/fornecedores devem possuir cláusulas assegurando o cumprimento das políticas preventivas de conduta e ética da empresa e das leis anticorrupção vigentes. Objetiva impedir pagamentos/atos ilícitos e fornecer à empresa meios para rescindir o relacionamento se houver violações ao contrato. Deve impedir ocorrências de natureza contrária às normas de conduta e ética por parte de terceiros/fornecedores.

5.3. CANAIS DE COMUNICAÇÃO

A empresa está empenhada em manter um ambiente que propicie uma comunicação direta e transparente entre os diferentes níveis hierárquicos, terceiros e fornecedores, disponibilizando canais de comunicação que ajudem a manter um perfeito relacionamento.

Os canais de comunicação disponibilizados pela empresa podem ser utilizados para relatar potenciais situações de fraude, abuso ou violações às políticas preventivas, bem como eventuais solicitações de orientação de conduta efetuadas por seus colaboradores. São:

Comitê de Conduta e Ética (79) 3085 – 9544 ¬ E-mail: contato@optimizese.com.br

Por carta física, pelo endereço: Rua Carlos Gomes, nº 335, Bairro Inácio Barbosa, Aracaju-se, CEP 49.040-080.

Será observada a confidencialidade das notificações, sendo proibido qualquer tipo de retaliação. Cada situação será investigada e analisada separadamente pelo Comitê e pela Direção, que tomará as providências cabíveis conforme sua política de condutas.